Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
1. Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese AGB gelten für die Nutzung der Dental AI Suite (das „Produkt“ oder das „OS“) durch Unternehmen, insbesondere Zahnarztpraxen, MVZ, Ketten und ähnliche Einrichtungen („Kund*in“ oder „Praxis“). Anbieter ist William Melchior Bema, Dental AI Suite, Ewaldstrasse 209, 45699 Herten, Deutschland („Anbieter“ oder „wir“).
Die AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Mit der Nutzung des Produkts bestätigt die Praxis, in unternehmerischer Eigenschaft zu handeln.
2. Leistungsbeschreibung
Die Dental AI Suite ist ein KI-gestütztes Betriebssystem für Zahnarztpraxen. Sie umfasst insbesondere:
- Lina – KI-Rezeption für Anrufe, Chats, Buchung, Umbuchung und Stornierung von Terminen, Versand von Anamnesebögen und Nachfassaktionen;
- John – KI-Engine für Marketinginhalte und Kampagnen, einschließlich Generierung von Texten, Bildern und Videos sowie deren Planung und Veröffentlichung auf freigegebenen Kanälen;
- Nexus – Ausführungsschicht, die Aktionen (Versand von Nachrichten, Veröffentlichung von Beiträgen, Auslösen von Workflows) ausschließlich auf Grundlage der von der Praxis vorgenommenen Konfiguration und Autorisierung ausführt;
- Meta-Integration – Verbindung zu Facebook-Pages und Instagram-Business-Accounts zur Veröffentlichung von Inhalten und – falls aktiviert – zur Beantwortung von Nachrichten und Kommentaren.
Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Produktbeschreibung, dem gewählten Tarif und der individuellen Konfiguration. Wir behalten uns vor, die Dienste fortlaufend weiterzuentwickeln, soweit der wesentliche Charakter und der zugesicherte Funktionsumfang erhalten bleibt.
3. Konto und Verantwortung der Praxis
- Die Praxis ist verpflichtet, korrekte und aktuelle Daten zu hinterlegen und Zugangsdaten geheim zu halten.
- Die Praxis ist für sämtliche Aktivitäten verantwortlich, die unter ihrem Konto bzw. den Konten der von ihr berechtigten Mitarbeitenden vorgenommen werden.
- Verdacht auf Missbrauch oder kompromittierte Zugänge sind unverzüglich an privacy@dentalaisuite.com zu melden.
4. Pflichten der Praxis (Compliance, Patient*innen, Inhalte)
Die Praxis ist allein verantwortlich für die rechtmäßige Nutzung der Dental AI Suite. Sie verpflichtet sich insbesondere:
- die für ihre Tätigkeit geltenden Vorschriften einzuhalten, einschließlich DSGVO, BDSG, ärztlicher Schweigepflicht, Berufsordnung, HWG, MBO-Z, Telekommunikationsrecht und Plattformregeln;
- erforderliche Einwilligungen und Hinweise gegenüber Patient*innen einzuholen, insbesondere im Hinblick auf Anrufaufzeichnung, Transkripte, automatisierte Kommunikation und marketingbezogene Ansprache;
- KI-generierte Ausgaben (z. B. Antworten von Lina, Inhalte von John, Aktionen von Nexus) vor Veröffentlichung oder Patientenkontakt im erforderlichen Umfang zu prüfen, freizugeben und – soweit angemessen – Genehmigungs-Workflows einzurichten;
- ausschließlich Inhalte hochzuladen oder zu erzeugen, an denen sie die erforderlichen Rechte besitzt; insbesondere keine Inhalte, die Rechte Dritter verletzen, irreführend oder rechtswidrig sind (z. B. unzulässige Heilversprechen, vergleichende Werbung in unzulässiger Form, Inhalte ohne erforderliche Pflichtangaben).
5. KI-Ausgaben und Automatisierung (Disclaimer)
Lina, John und Nexus verwenden generative und automatisierte Verfahren. KI-Ausgaben können fehlerhaft, unvollständig oder unangemessen sein. Die Dental AI Suite trifft keine vollautomatisierten, rechtlich oder medizinisch verbindlichen Entscheidungen und ersetzt insbesondere keine zahnmedizinische, ärztliche oder rechtliche Beratung.
- Nexus führt Aktionen ausschließlich auf Grundlage der von der Praxis vorgenommenen Konfiguration und Autorisierung aus (Allow-Lists, Genehmigungs-Workflows, Zeitfenster, Limits). Die Praxis legt fest, welche Aktionen automatisiert ausgeführt werden dürfen und welche eine manuelle Freigabe erfordern.
- Die Praxis ist verpflichtet, eine angemessene menschliche Kontrolle sicherzustellen, insbesondere für Patientenkommunikation, medizinisch relevante Inhalte und veröffentlichte Marketing-Assets.
- Wir übernehmen keine Verantwortung für Schäden, die aus einer Nutzung von KI-Ausgaben ohne angemessene Prüfung oder Freigabe durch die Praxis entstehen.
6. Meta-Plattformen (Facebook & Instagram)
Wenn die Praxis ihre Facebook-Page und/oder ihren Instagram-Business-Account verbindet, gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen und Plattform-Richtlinien von Meta (z. B. Plattform-Bedingungen, Werbe-Richtlinien, Community Standards). Die Praxis ist verantwortlich für:
- die Einhaltung dieser Vorgaben (insbesondere Werbe- und Inhaltsrichtlinien);
- die Berechtigung zur Verwaltung der verbundenen Page bzw. des Business-Accounts;
- die Inhalte, die über Lina, John oder Nexus auf ihren Meta-Konten veröffentlicht oder versendet werden.
Wir sind nicht verantwortlich für Maßnahmen von Meta (z. B. Sperrungen, Reichweitenbeschränkungen, Token-Widerruf). Bereits veröffentlichte Inhalte verbleiben auf den Meta-Plattformen und müssen ggf. dort gelöscht werden.
7. Vergütung, Abonnement und Zahlungsbedingungen
- Die Nutzung der Dental AI Suite erfolgt gegen Entgelt im Rahmen eines Abonnements. Preise, Tarife, Nutzungsumfang und etwaige Mindestlaufzeiten ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. dem Bestellformular.
- Sämtliche Preise verstehen sich – soweit nicht anders ausgewiesen – als Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
- Rechnungen werden elektronisch ausgestellt und sind nach den im Angebot vereinbarten Zahlungszielen fällig.
- Bei Zahlungsverzug sind wir berechtigt, Verzugszinsen nach Maßgabe des § 288 BGB zu berechnen und – nach Mahnung – den Zugang zur Dental AI Suite einzuschränken oder auszusetzen.
- Wir können Preise mit angemessener Vorankündigung (mindestens 30 Tage) zum Beginn einer neuen Abrechnungsperiode anpassen. Widerspricht die Praxis nicht innerhalb der mitgeteilten Frist, gilt die Anpassung als angenommen.
8. Verfügbarkeit, Wartung, Änderungen
Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit der Dienste, übernehmen jedoch keine Gewähr für eine ununterbrochene Verfügbarkeit, soweit keine ausdrücklich zugesicherten Service Levels vereinbart sind. Wartungsarbeiten werden – soweit möglich – außerhalb von Stoßzeiten oder mit Vorankündigung durchgeführt.
9. Keine Erfolgsgarantie
Die Dental AI Suite unterstützt Praxen bei Kommunikation, Terminmanagement und Marketing. Wir geben jedoch keine Garantie für bestimmte wirtschaftliche Ergebnisse – insbesondere nicht für Umsatz, Anzahl an Buchungen, Conversion-Raten, Reichweite, Patientengewinnung oder Werbewirkung. Solche Ergebnisse hängen maßgeblich von Faktoren ab, die wir nicht beeinflussen (Praxiskonfiguration, Inhalte, Markt, Plattformregeln).
10. Gewährleistung
Es gelten die gesetzlichen Vorschriften, soweit nachfolgend keine abweichende Regelung getroffen ist. Bei nicht nur unerheblichen Mängeln sind wir nach unserer Wahl zur Nacherfüllung durch Mängelbeseitigung oder Ersatzleistung berechtigt. Eine verschuldens unabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren, ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
11. Haftungsbeschränkung
Wir haften unbeschränkt:
- für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit;
- bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit;
- nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes;
- im Umfang einer von uns übernommenen Garantie.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir – außer in den vorgenannten Fällen – nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Patient*innen, entgangene Werbewirkung, Datenverlust (soweit nicht durch zumutbare Sicherungsmaßnahmen der Praxis vermeidbar) oder Geschäftsunterbrechung ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
Im Übrigen ist unsere Haftung – soweit gesetzlich zulässig – pro Schadensereignis und insgesamt auf die in den letzten zwölf Monaten von der jeweiligen Praxis an uns gezahlten Nettoentgelte begrenzt.
12. Auftragsverarbeitung und Datenschutz
Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis verarbeiten, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Im Übrigen gilt unsere Datenschutzerklärung.
13. Geheimhaltung
Die Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nur für Zwecke der Vertragserfüllung zu nutzen und sie für die Dauer des Vertrags und drei Jahre darüber hinaus geheim zu halten, soweit sie nicht ohnehin öffentlich bekannt sind oder rechtmäßig von Dritten erlangt wurden.
14. Laufzeit und Kündigung
- Die Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Bestellformular bzw. Tarif. Mangels abweichender Vereinbarung läuft das Abonnement monatlich und kann zum Ende eines Abrechnungsmonats gekündigt werden.
- Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
- Wir sind insbesondere zur außerordentlichen Kündigung berechtigt, wenn die Praxis trotz Abmahnung in schwerwiegender Weise gegen diese AGB, geltendes Recht oder Plattformregeln (z. B. Meta- Richtlinien) verstößt.
- Nach Vertragsende werden Zugänge deaktiviert; Daten der Praxis werden gemäß den Vorgaben der Datenschutzerklärung gelöscht oder zurückgegeben (siehe auch /legal/data-deletion).
15. Höhere Gewalt
Beide Parteien sind von ihren Leistungspflichten befreit, soweit und solange sie an deren Erfüllung durch höhere Gewalt (z. B. Naturereignisse, weitreichende Internet- oder Stromausfälle, Cyber-Angriffe oder hoheitliche Maßnahmen) gehindert sind.
16. Änderungen dieser AGB
Wir können diese AGB anpassen, soweit dies aufgrund von Funktionserweiterungen, rechtlichen Anforderungen oder Plattformänderungen erforderlich ist. Änderungen werden der Praxis mit angemessener Vorankündigung mitgeteilt und gelten als angenommen, wenn die Praxis nicht innerhalb der mitgeteilten Frist widerspricht und auf die Bedeutung des Schweigens hingewiesen wurde.
17. Schlussbestimmungen
- Anwendbares Recht: Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
- Gerichtsstand: Sofern die Praxis Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand Recklinghausen, Deutschland. Wir sind berechtigt, auch am Sitz der Praxis zu klagen.
- Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.