Datenlöschung
1. Wer kann eine Löschung anfordern?
Anfragen können stellen:
- Inhaber*innen oder bevollmächtigte Vertreter*innen einer Praxis;
- Mitarbeitende, deren persönliche Daten in der Dental AI Suite gespeichert sind;
- Patient*innen oder Kontakte, die ihre Rechte nach Art. 17 DSGVO gegenüber der Praxis als Verantwortliche geltend machen möchten – die Anfrage wird in diesem Fall an die Praxis weitergeleitet.
2. Was wir benötigen
Damit wir Ihre Anfrage zuverlässig zuordnen können, geben Sie bitte an:
- Praxisname bzw. Name des Unternehmens;
- Kontakt-E-Mail-Adresse, mit der das Konto angelegt wurde;
- verbundene Meta-Konten (Facebook-Page-ID, Instagram-Business-Account), sofern vorhanden;
- Umfang der Löschung – komplettes Konto, nur die Meta-Integration oder bestimmte Datenkategorien (z. B. Anrufaufnahmen, Marketinginhalte);
- ggf. weitere Hinweise (z. B. Nachweise zur Identität bei sensiblen Anfragen).
3. Was wir löschen
- Konto- und Konfigurationsdaten der Praxis sowie die zugeordneten Mitarbeitenden-Konten.
- Patientenkommunikation, Termine, Anrufmetadaten und – falls aktiviert – Aufnahmen und Transkripte, soweit die Praxis dies anweist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- KI-generierte Inhalte (Texte, Bilder, Videos) aus John, soweit innerhalb des Systems gespeichert.
- Nexus-Ausführungsprotokolle, soweit nicht für Sicherheits- oder Audit-Zwecke vorzuhalten.
- Meta-Integrationsdaten: verschlüsselte Zugriffstoken werden invalidiert und gelöscht; gespeicherte Veröffentlichungsprotokolle werden auf Anfrage entfernt, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
4. Was bestehen bleibt – und warum
Manche Daten dürfen oder müssen wir aus rechtlichen Gründen weiter aufbewahren, insbesondere:
- Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen (i. d. R. bis zu 10 Jahre nach AO/HGB);
- Sicherheits- und Audit-Logs, die zur Aufdeckung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind;
- aggregierte oder vollständig anonymisierte Statistiken, aus denen kein Rückschluss auf Personen mehr möglich ist.
Solche Daten werden gesperrt und nur zu den genannten Zwecken weiterverarbeitet, bis die jeweilige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
5. Meta-Integration trennen
Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Verbindung zu Facebook und Instagram zu beenden:
- Im Dental AI Suite OS: über die Einstellungen Ihrer Meta-Integration die Verbindung trennen. Wir invalidieren und löschen die zugehörigen Token unverzüglich.
- In den Meta-Einstellungen:unter „Einstellungen und Privatsphäre → Sicherheit und Login → Geschäftsintegrationen“ (oder im Meta Business Suite Berechtigungs-Manager) können Sie den Zugriff von Dental AI Suite jederzeit widerrufen.
- Per E-Mail: Senden Sie uns Ihre Anfrage an privacy@dentalaisuite.com – wir kümmern uns um die Trennung und Löschung der Token.
Wichtig: Bereits über Meta veröffentlichte Inhalte (Beiträge, Reels, Kommentare, Nachrichten) liegen weiterhin auf den Meta-Plattformen. Eine Entfernung muss dort gemäß den Meta-Vorgaben direkt durch Sie als Page-/Account-Inhaber*in erfolgen.
6. Reaktionszeit
Wir bestätigen Ihre Anfrage in der Regel innerhalb weniger Werktage und schließen die Löschung – soweit keine gesetzlichen Hinderungsgründe bestehen – innerhalb von 30 Tagen ab Eingang einer vollständigen Anfrage ab. Bei besonders komplexen Fällen informieren wir Sie über etwaige Verzögerungen und deren Gründe.
7. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichts behörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
8. Kontakt
E-Mail: privacy@dentalaisuite.com
Postanschrift: William Melchior Bema, Ewaldstrasse 209, 45699 Herten, Deutschland.